Notion-Limit im Free-Plan erreicht? Das kannst du tun
Zuletzt geprüft:
Du wolltest gerade eine neue Notion-Seite anlegen oder einen Block einfügen – und nichts passiert mehr. Sobald ein Workspace mit 2 oder mehr Mitgliedern das Blocklimit des Free-Plans erreicht, bleiben bestehende Blöcke zwar bearbeitbar, aber neue lassen sich nicht mehr hinzufügen. Das trifft meistens genau dann, wenn du mitten in der Arbeit bist.
Kommt dir bekannt vor?
- Du tippst Text oder fügst eine Datenbank ein, aber der neue Block erscheint einfach nicht
- Teammitglieder melden dasselbe Problem in gemeinsam genutzten Seiten
- Bestehende Inhalte lassen sich weiter öffnen und bearbeiten, nur nichts Neues kommt hinzu
- Ein Hinweis auf ein Upgrade zu Notion Plus (9,50 € pro Sitzplatz/Monat) oder Business (19,50 € pro Sitzplatz/Monat) taucht im Workspace auf
Die Faktenlage
- Notion Free mit 2+ Mitgliedern: Block-Limit: bestehende Blöcke bleiben editierbar, aber ab Erreichen des Limits können keine neuen angelegt werden
- Notion Free Gast-Limit: 10 Gäste
- Notion Free Upload-Limit: 5 MB pro Datei
- Notion Plus / Business: €9,50 / €19,50 pro Seat und Monat
- Obsidian ist für die private Nutzung kostenlos und speichert Notizen lokal als Markdown-Dateien
- Coda bietet einen kostenlosen Tarif
Entscheidungshilfe
- Wenn Dein Workspace hat nur ein einziges Mitglied. → Bleib bei Notion Free – das Blocklimit gilt erst, wenn ein Workspace 2 oder mehr Mitglieder hat.
- Wenn Dein Team hat 2 oder mehr Mitglieder und stößt immer wieder an das Blocklimit. → Vergleiche Notion Plus (9,50 € pro Sitzplatz/Monat) oder Business (19,50 € pro Sitzplatz/Monat) mit einem Umzug, da dies die kostenpflichtigen Stufen sind, die Notion anbietet.
- Wenn Du bist nah am 10-Gäste-Limit oder an der 5-MB-Grenze für Datei-Uploads bei Notion Free. → Wäge die Preise von Notion Plus/Business gegen einen Umzug zu Obsidian oder Coda ab, da die Preisseite nicht bestätigt, ob sich diese Grenzen bei kostenpflichtigen Plänen ändern.
- Wenn Du möchtest die volle Datenhoheit haben und arbeitest meistens allein. → Wechsle zu Obsidian.
- Wenn Du bist ein kleines Team und bereit, deinen Workspace rund um Docs und Datenbanken statt Blöcke neu zu strukturieren. → Probier den kostenlosen Plan von Coda aus.
Empfohlene Tools für diese Situation
Notion
7.6/10Plus entfernt das Block-Limit — die günstigste Lösung, wenn der Workspace für euch funktioniert.
Local-first-Notizen, privat kostenlos — deine Daten bleiben Markdown-Dateien.
Docs mit echter Datenbank-Power — großzügiger Free-Plan für kleine Teams.
Migrations-Checkliste
- Exportiere oder sichere alle deine Notion-Seiten und Datenbanken, bevor du weitere Änderungen vornimmst.
- Entscheide, ob du bei Notion bleibst und auf Plus oder Business upgradest (9,50 € oder 19,50 € pro Sitzplatz/Monat) oder ob du deinen Workspace zu einem neuen Tool umziehst.
- Falls du umziehst, richte ein Konto in deinem gewählten Tool ein, zum Beispiel Obsidian (kostenlos für die private Nutzung, speichert Notizen lokal als Markdown-Dateien) oder Coda (das einen kostenlosen Plan bietet).
- Importiere deine exportierten Notion-Inhalte in das neue Tool und prüfe, ob Seiten, Datenbanken und Struktur korrekt übernommen wurden.
- Lass Notion und das neue Tool eine Weile parallel laufen, füge neue Arbeit im neuen Tool hinzu und behalte Notion als Referenz verfügbar.
- Lade alle Mitarbeiter oder Gäste zum neuen Tool ein und stelle sicher, dass sie dort auf alles zugreifen können, was sie brauchen.
- Sobald das neue Tool deinen gesamten Workflow abdeckt, verschiebe die restliche aktive Arbeit dorthin und aktualisiere Notion nicht mehr.
- Falls du zwischenzeitlich auf einen kostenpflichtigen Notion-Plan upgegradet hattest, prüfe dessen Verlängerungsdatum und kündige davor, um den Wechsel abzuschließen.
Häufige Einwände
Lohnt es sich, für die Behebung des Notion-Blocklimits zu zahlen, oder sollte ich einfach kostenlos bleiben?
Das Blocklimit greift nur bei Free-Workspaces mit 2 oder mehr Mitgliedern – Einzel-Workspaces sind davon nicht betroffen. Wenn Zahlen in dein Budget passt, kostet Notion Plus 9,50 € pro Sitzplatz und Monat und Business 19,50 € pro Sitzplatz und Monat. Schau dir vor dem Kauf auf Notions eigener Preisseite an, was sich bei den einzelnen Stufen tatsächlich ändert, denn ein Planwechsel lässt sich leicht rückgängig machen, falls er dein Problem nicht löst.
Verliere ich meine Daten, wenn ich Notion verlasse?
Nicht, wenn du zuerst exportierst und den alten Workspace bis zur Überprüfung des Exports als nur lesbar behandelst. Lösche nichts sofort, sondern behalte das Original – so kannst du doppelt prüfen, dass nichts Wichtiges fehlt.
Kann ich einfach bei Notion Free bleiben und das Blocklimit umgehen?
Bestehende Blöcke bleiben vollständig bearbeitbar – die Grenze verhindert nur, dass du neue hinzufügst, sobald sie erreicht ist. Das bedeutet, dass Bleiben für fertige oder als Referenz genutzte Inhalte gut funktioniert, aber sobald du eine Seite aktiv weiter füllen musst, wird es hinderlich.
Wir sind mehrere Leute im Workspace – ändert das Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern das Limit?
Das Blocklimit ist speziell daran gekoppelt, dass ein Free-Workspace 2 oder mehr Mitglieder hat, es gilt also schon für jeden Workspace mit mehreren Personen und wächst nicht schrittweise mit. Ob du einen bezahlten Sitzplatz hinzufügst oder das Team zu einem anderen Tool wechselst, ist eine eigene Entscheidung, unabhängig von der Mitgliederzahl.
Lohnt sich der Wechsel von Notion zu Obsidian wirklich den Aufwand?
Obsidian ist für die private Nutzung kostenlos und speichert deine Notizen als lokale Markdown-Dateien, was ein echter Unterschied ist, wenn du deine Daten außerhalb eines gehosteten Workspace besitzen möchtest. Probier es zunächst mit einer Kopie deiner bestehenden Notizen aus, da Zusammenarbeit und Workspace-Struktur anders funktionieren als bei Notion.
Was, wenn der Wechsel nicht klappt – kann ich zu Notion zurück?
Ja, solange du deinen alten Workspace nicht gelöscht hast, bleibt er genau so, wie du ihn verlassen hast, und du kannst jederzeit wieder darauf zugreifen. Das ist ein weiterer Grund, zu exportieren und ein neues Tool zu testen, bevor du auf der Notion-Seite etwas entfernst.
